Comment ouvrir un cabinet médical en Suisse ?
Ouvrir un cabinet médical en Suisse ne s’improvise pas. Ce processus peut durer plusieurs mois, et vous devrez suivre certaines procédures adminstratives et légales avant de pouvoir excercer. Que vous envisagiez de créer une clinique privée, un laboratoire d’analyses médicales ou un établissement médico-social, cet article vous guidera à travers les étapes essentielles pour lancer votre institution de santé à Genève, depuis l’obtention de l’autorisation d’exploiter jusqu’aux formalités de déclaration des changements liés à votre établissement.
Définir le projet
Avant de lancer une institution de santé à Genève, il est essentiel de définir clairement votre projet. Cette première phase de réflexion influencera toutes les étapes ultérieures.
Détermination de la zone
Le choix de la localisation est une décision stratégique. Il convient de sélectionner une zone qui répond à plusieurs critères : l’accessibilité pour les patients (transports en commun, emplacement centrique, etc.), ainsi que la proximité d’autres infrastructures de santé concurrentes.
La zone choisie doit aussi être en accord avec les besoins de la population locale et les spécificités de l’institution que vous souhaitez ouvrir (cabinet médical, laboratoire, clinique, etc.).
Choix des services proposés
Le type de services que vous proposerez dépendra de votre spécialité (et/ou celles de vos associés) et des besoins de la communauté. Il est important de définir dès le début si vous souhaitez offrir des soins ambulatoires, des services d’hospitalisation, d’orthodontie, ou encore des prestations spécifiques comme des analyses médicales, de l’assistance à domicile, ou des services d’urgence.
Le choix des services influencera directement le type d’institution à déclarer, et donc le service compétent (médecin cantonal, pharmacienne cantonale, réseau de soins) auquel vous devrez vous adresser pour les autorisations.
Établissement d'un budget
L’établissement d’un budget prévisionnel est une étape clé de votre projet. Ce budget doit inclure non seulement les frais initiaux (rénovation ou transformation des locaux, obtention des autorisations, achat de matériel médical), mais aussi les coûts récurrents (salaires, loyers, frais d’exploitation).
Il est également nécessaire de prévoir une réserve pour les imprévus, comme des frais supplémentaires liés aux inspections ou à la mise en conformité avec les régulations sanitaires en vigueur. Un plan financier bien structuré vous permettra non seulement de maîtriser les dépenses, mais aussi de présenter un dossier solide lors de la demande d’autorisation, ou encore lors d’une demande de crédit.
Choisir une forme juridique
Le choix de la forme juridique de votre institution de santé aura un impact sur la structure de votre entreprise, votre responsabilité financière et vos obligations administratives. En Suisse, trois formes juridiques principales sont généralement considérées pour l’ouverture d’un cabinet médical ou d’une autre institution de santé:
- La société anonyme (SA)
- La société à responsabilité limitée (Sàrl)
- La raison individuelle (RI)
La Société Anonyme (SA)
La société anonyme est une forme juridique souvent choisie pour des institutions de santé de taille importante, ou lorsque plusieurs actionnaires sont impliqués dans le projet. La SA, tout comme la Sàrl, est une société de capitaux. Les spécificités de la SA sont les suivantes:
- La responsabilité des actionnaires est limitée au montant de leur participation.
- Elle permet d’attirer plus facilement des investisseurs, car les actions de la SA sont facilement transférables.
- Le capital de départ nécessaire est élevé, à savoir un minimum de 100'000 CHF, dont au moins 50'000 CHF (50%) doivent être libérés.
- Les coûts de création et de gestion sont plus élevés.
La Société à Responsabilité Limitée (Sàrl)
La Sàrl est une forme juridique flexible et adaptée pour des institutions de taille petite à moyenne. Elle est souvent choisie par des groupes restreints de professionnels de santé qui souhaitent limiter leur responsabilité personnelle, tout en effectuant un apport en capital moins important que la SA. Voici les particularitéps de la Sàrl:
- Comme pour la SA, la responsabilité des associés est limitée à leurs apports en capital.
- Le capital de départ requis est de 20'000 CHF, ce qui en fait une option plus accessible.
- Les associés ne sont pas anonymes: leurs noms figurent dans le Registre du Commerce.
- Les parts sociales sont moins facilement transférables que des actions d'une SA.
La Raison Individuelle (RI)
La raison individuelle est la forme juridique la plus simple et la plus rapide à mettre en place, souvent choisie par des professionnels de santé qui souhaitent exercer seuls, comme des médecins généralistes ou des spécialistes. Les caractéristiques de la RI sont les suivantes:
- La création est simple, rapide et peu coûteuse: l'activité peut être débuté immédiatement.
- Il n’y a pas de capital minimum requis.
- Les obligations comptables et administratives sont légères.
- Le professionnel est entièrement responsable des dettes et obligations de l’institution, ce qui met en jeu son patrimoine personnel.
- Cette forme n'est pas adaptée si vous envisagez une expansion ou si vous souhaitez intégrer des associés ou investisseurs à moyen terme.
Inscription au Registre du Commerce
L’inscription au Registre du Commerce formalise la création de votre institution de santé en Suisse. Elle permet de conférer à votre entreprise une existence juridique et est nécessaire pour obtenir les autorisations d’exploiter. L’enregistrement de votre institution de santé au Registre du Commerce se fait auprès de l’Office du Registre du Commerce de votre canton.
Obtention de l'extrait d'inscription
Une fois votre institution enregistrée, vous recevrez un extrait du Registre du Commerce qui servira de preuve légale de l’existence de votre entreprise. Une fois validée, vous recevrez un extrait officiel.
Ce document est essentiel pour de nombreuses démarches administratives ultérieures, notamment pour la demande d’autorisation d’exploiter auprès des autorités de santé cantonales et pour les contrats bancaires. Ce document peut être consulté en tout temps dans l’index central des raisons de commerce suisses.
Choix des locaux
Le choix des locaux pour votre cabinet médical influencera non seulement la qualité des soins, mais aussi le respect des réglementations sanitaires et de sécurité. Les locaux doivent être fonctionnels, conformes aux exigences légales, et offrir un cadre accueillant pour les patients. Vous pouvez rechercher des locaux à la location sur plusieurs plateformes en ligne, telles que:
Si vous comptez excercer seul(e), vous pourriez considérer louer une place de travail dans un cabinet ayant déjà installé les équipement médicaux nécessaires. Cela peut être avantageux et moins risqué pour débuter votre activité indépendante.
Installation des équipements médicaux nécessaires
Le choix des locaux pour votre cabinet médical influencera non seulement la qualité des soins, mais aussi le respect des réglementations sanitaires et de sécurité. Les locaux doivent être fonctionnels, conformes aux exigences légales, et offrir un cadre accueillant pour les patients.
Une fois les locaux choisis, il vous faudra les équiper en fonction des services que vous souhaitez offrir. Chaque spécialité médicale a des besoins spécifiques en matière d’équipements, et il est essentiel que ces derniers répondent aux normes en vigueur.
Aménagement pour l'accueil des patients
L’aménagement des locaux devra aussi offrir un environnement confortable et rassurant pour les patients. L’agencement des espaces doit également respecter les normes de sécurité et d’accessibilité pour tous.
Un salle d’attente et de réception sont incontournables. De plus, en Suisse, les normes en matière d’accessibilité doivent être strictement respectées. Les locaux doivent être équipés de rampes, d’ascenseurs (si plusieurs étages), et de toilettes adaptées aux personnes à mobilité réduite.
Chaque salle devra être adaptée aux services proposés, bien éclairée, ventilée, et garantir l’intimité des patients. Les normes d’hygiène doivent être respectées, avec des matériaux faciles à nettoyer et des équipements de désinfection à portée de main.
Obtenir les autorisations nécessaires
Pour ouvrir une institution de santé en Suisse, il est impératif d’obtenir plusieurs autorisations auprès des autorités compétentes.
Demande d'autorisation d'exploiter
L’autorisation d’exploiter est une condition indispensable pour toute institution de santé, qu’il s’agisse d’un cabinet médical, d’une clinique, ou d’une pharmacie. Cette autorisation est délivrée par le service compétent selon le type d’institution (médecin cantonal, pharmacienne cantonale, réseau de soins).
Vous devrez soumettre un formulaire en ligne via le portail e-démarches, en y joignant votre extrait du Registre du Commerce de votre entreprise, un descriptif des locaux et des installations, la liste du personnel médical et de leurs qualifications, ainsi que la mission de l’institution, mais aussi les coordonnées du ou des (co)responsable(s).
En cas de construction des locaux, il vous faudra également joindre une autorisation de construire, ainsi qu’un document issu de l’Office des autorisations de construire validant le projet de construction/transformation.
Inspection des locaux
Avant de recevoir l’autorisation finale d’exploiter, une inspection des locaux est effectuée par les autorités sanitaires cantonales. Cette inspection a pour but de vérifier que les locaux sont conformes aux exigences légales et aux normes de sécurité.
Si l’établissement satisfait à toutes les exigences, un rapport positif est délivré, ce qui permet de finaliser l’autorisation d’exploiter. Si des non-conformités sont constatées, des modifications devront être apportées avant qu’une nouvelle inspection soit planifiée.
Montant de la procédure
Dans le canton de Genève, tout établissement de santé souhaitant obtenir une autorisation d’exploiter devra régler un émolument de CHF 1’650 pour effectuer la procédure (sauf les pharmacies, pour lesquelles le montant s’élève à CHF 300.)
Gestion administrative et fiscale
La gestion administrative et fiscale englobe plusieurs aspects, allant de la gestion des ressources humaines à la conformité avec les obligations fiscales et sociales.
Gestion du personnel (salaires et RH)
Vous devez vous assurer que les salaires sont payés régulièrement et conformes aux conventions collectives ou aux pratiques du secteur. Cela inclut les retenues obligatoires (AVS, LPP, etc.) et les paiements des contributions sociales.
La gestion des contrats de travail, y compris les contrats de travail à durée indéterminée ou déterminée, les obligations de formation continue, et les évaluations régulières des performances, fait également partie des responsabilités RH.
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Tenue de la comptabilité
Pour les SA et Sàrl, la comptabilité devra être tenue selon le Code des Obligations suisse, c’est-à-dire, de façon professionnelle et détaillée, selon les règles en vigueur. Les flux financiers, notamment les paiements des patients, les dépenses de fonctionnement, et les achats d’équipements médicaux devront être à jour.
À la fin de chaque exercice comptable, vous devez produire des états financiers (bilan, compte de résultat) qui permettent d’évaluer la situation financière de l’institution et de respecter les obligations légales de déclaration fiscale.
Obligation de révision
Selon la taille et la forme juridique de votre institution, un audit annuel peut être nécessaire. Vous devez aussi vous assurer que vos documents comptables sont disponibles pour les éventuels contrôles fiscaux.
Gestion administrative interne
Il est crucial d’utiliser un système de facturation fiable, en particulier si vous traitez avec plusieurs assurances maladies ou organes payeurs. La facturation doit être claire et conforme aux normes tarifaires, comme le TARMED pour les consultations médicales.
La gestion des rendez-vous doit être fluide, via un logiciel dédié, pour éviter les conflits d’horaires et assurer une expérience optimale aux patients. De plus, si vous proposez des prestations notamment en matière de chirurgie ou de soins spécialisés, vous devrez fournir des devis détaillés avant de commencer les traitements.
Inscription à la TVA
En Suisse, la plupart des services médicaux sont exonérés de TVA. Toutefois, certaines prestations (comme les services de conseil ou de médecine esthétique) peuvent être soumises à la TVA. Si votre chiffre d’affaires dépasse 100’000 CHF par an pour des services soumis à TVA, vous devez obligatoirement vous inscrire à la TVA auprès de l’Administration fédérale des contributions (AFC).
Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devrez soumettre des déclarations régulières et verser le montant correspondant à l’AFC.
Inscriptions aux assurances sociales
En tant qu’employeur et potentiellement employé en Suisse, vous êtes tenu de vous inscrire et de cotiser à diverses assurances sociales, telles que l’AVS, la LPP, l’Assurance chômage, Assurance accidents, et assurance maternité/paternité.
Questions fréquentes
Combien de temps pour ouvrir un cabinet médical en Suisse ?
Le temps requis pour ouvrir un cabinet médical en Suisse dépendra de beaucoup de facteurs, tels que:
- la forme juridique
- le nombre d’employés
- les besoins de transformation des locaux
- l’installation du matériel
- l’obtention d’une autorisation
En moyenne, il faudra compter entre 3 à 6 mois pour ouvrir un cabinet médical.
Puis-je faire la comptabilité de mon cabinet médical seul(e) ?
Oui, il est possible de faire sa comptabilité seul(e) si vous pratiquez une activité indépendante et ne prévoyez pas de dépasser les CHF 500’000 de chiffre d’affaire par an. Cependant, il vous faudra apprendre les bases de la comptabilité et cela peut être complexe et requiert beaucoup de temps.
En dessus de ce seuil ou en cas de SA/Sàrl, il est fortement déconseillé d’effectuer sa comptabilité seul(e). La comptabilité devra être exécutée selon les normes légales régies par le CO. De nombreuses réglementations et procédures fiscales et administratives sont en jeu. Il vaut donc mieux se faire accompagner par une fiduciaire de ce côté.
Devrais-je reprendre un cabinet médical ?
Reprendre un cabinet médical peut être une excellente opportunité si vous souhaitez bénéficier d’une patientèle existante, d’une infrastructure en place, et d’un réseau de partenaires établi.
Comme pour toute acquisition d’entreprise, il est important de vérifier l’état financier du cabinet, sa réputation, les contrats en cours, et l’état des équipements et des locaux.
Comment financer l'ouverture d'un cabinet médical ?
En Suisse, il est possible de retirer son 2e pilier pour le lancement d’une activité indépendante. Autrement, il également possible (et recommandé) d’avoir recours à un prêt bancaire pour le lancement du projet. Pour cela, un business plan prévisionnel vous sera demandé.
